Dans une petite comme une grande industrie, il est nécessaire d’organiser des réunions avec ses collaborateurs (salariés, partenaires et/ou clients). Or, un bâtiment industriel étant souvent excentré et régulièrement encombré, il peut être intéressant de procéder à la location d’une salle de réunion pour ces rendez-vous d’affaires. Voici nos conseils pour trouver et louer le meilleur espace possible.
Bien choisir l’emplacement de sa salle de réunion
Louer une salle de réunion est l’occasion de rassembler vos collaborateurs dans un lieu plus prestigieux et/ou plus confortable pour les personnes conviées.
En effet, les salles de réunions sont généralement très bien situées. Selon les besoins, il est ainsi possible d’en trouver proche des gares et des aéroports. Bien desservies par les transports en commun, ces salles sont facilement accessibles.
De plus, vous pouvez choisir une salle dans un lieu de prestige. Par exemple, si une industrie se situe en banlieue parisienne, il est intéressant d’organiser la location d’une salle de réunion à Paris, sur les Champs Elysées. Cela améliore l’image de marque de l’entreprise.
Si une visite des bâtiments est prévue avant ou après la réunion, il faut alors prendre en compte la proximité de la salle avec les installations industrielles. Une salle dans un bel endroit à quelques kilomètres du site est alors idéale, complétée par la location d’une navette.
Bien choisir les options de sa salle de réunion
Pour toute location d’une salle de réunion, des options peuvent être souscrites. Selon la plateforme choisie et les bailleurs, il est possible de réserver des prestations supplémentaires au moment de la réservation et sur place, moyennant des frais additionnels.
Tout d’abord, il faut porter une attention particulière aux caractéristiques du lieu choisi. Par exemple, s’il est prévu de travailler avec des ordinateurs, il vaut mieux que des prises réseau soient disponibles. Parking gratuit, climatisation, cuisine, terrasse ou balcon, accueil de vos visiteurs, accès handicapés… tous ces paramètres sont à vérifier avant la location.
Ensuite, la location d’une salle de réunion donne droit à des services réservables à l’avance. Il s’agit par exemple de la réservation d’un écran, d’un vidéoprojecteur, d’un micro, d’enceintes, d’un paper-board ou encore d’Internet haut débit. La réservation d’une collation (thé ou café accompagné de gourmandises) est un plus apprécié pour l’accueil des collaborateurs.
Enfin, des services sont à régler sur place et changent selon la salle de réunion choisie. Ces prestations supplémentaires représentent par exemple des crédits pour photocopie, la location d’un buffet, l’organisation d’un cocktail, l’utilisation d’ordinateurs sur demande, des repas chauds ou froids pour les pauses midi ou le petit-déjeuner, etc.
Avant de réserver la location d’une salle de réunion, une dernière chose est indispensable : vérifier que l’espace choisi corresponde aux besoins de l’entreprise en termes de places disponibles.