Pourquoi utiliser un logiciel de GED dans l’industrie ?

Les grandes entreprises sont obligées de dématérialiser leur factures fournisseurs à destination des pouvoirs publics, depuis 2017. Ce processus nécessite l’utilisation d’un logiciel de Gestion Électronique des Documents, une solution de plus en plus recherchée par les entreprises. Voici donc quelques informations utiles sur ce type de logiciel de gestion.

Ce que permet une solution GED

Un logiciel de ged est très complet et permet de gérer toute la chaine de document, de sa production à son archivage. Une solution de ged comme Docuware peut prendre en charge la numérisation des documents mais aussi leur classement, leur modification à plusieurs mains et leur diffusion.

La plupart des prestations de ged sont personnalisables à l’aide de modules très variés dont voici quelques exemples :

  • Mobilité : un module qui permet d’utiliser votre logiciel sur mobile
  • Indexation : un module qui crée des index automatiques et intelligents pour le classement de vos documents
  • E-mail : module de gestion associé aux e-mails (Gmail, outlook, etc)
  • Task manager : module de planification des tâches

Ces modules permettent de construire un logiciel de ged qui répond exactement à vos besoins.

Les avantages de la dématérialisation pour votre entreprise

Une salle d'archives avec des dossiers papier

Adieu les salles d’archives bondées !

Certains ont vécu l’obligation de la dématérialisation des factures fournisseurs dans le secteur public comme une contrainte dure à faire passer. Pourtant, la dématérialisation des documents présente de nombreux avantages.

Respect de l’environnement

Un employé de bureau voit passer entre ses mains plus de 2500 feuilles de papier par an. C’est beaucoup d’arbres coupés pour pas grand-chose. En dématérialisant vos documents vous réduisez votre impact sur l’environnement.

Économies de traitement documentaire

Le coût moyen d’une facture, en France, est estimé à 14 euros pour chaque document. Affranchissement, impression, traitement, archivage : tous ces postes de dépenses sont supprimés avec la dématérialisation des documents. Cette technique peut faire baisser de 50% à 70% vos coûts documentaires !

Gain de temps

L’envoi postal et la classification des documents sont des tâches périodiques, mais si on les regroupe, elles représentent un volume d’heures conséquent. La dématérialisation des documents permet de mettre en place des process de traitement plus rapides et efficaces. Autant de temps libéré pour des tâches utiles à la vie de votre entreprise.

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